Щодо упорядкування місцевого і регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені (лист Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини від 10.12.2009 № 1.3/6-49/5710)

Міністерство у справах сім’ї, молоді та гендерної політики АР Крим, служби у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (за списком)

З метою упорядкування місцевого і регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені, Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини інформує.

Під час формування місцевого та регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені, в Єдиній інформаційно-аналітичній системі «Діти» службами у справах дітей виявляються факти подвійного складання анкет.

У разі виявлення дітей, які двічі взяті на місцевий та регіональний обліки, необхідно анулювати анкету дитини, яка складена не за місцем походження дитини. Про анулювання анкети складається акт у довільній формі, який підписується не менш ніж трьома працівниками служби у справах дітей. Про анулювання анкети необхідно повідомити Міністерство молоді, сім’ї та тендерної політики АР Крим, служби у справах дітей обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій та Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини.

У випадку, коли місце первинного обліку дитини і місце складання анкети для усиновлення дитини не співпадають, рекомендуємо наступне.

Якщо місце первинного і місцевого обліків дитини це різні райони або міста однієї області, служба у справах дітей за місцем складання анкети повинна направити до служби у справах дітей за місцем первинного обліку дитини копію анкети засвідчену начальником служби у справах дітей.

Служба у справах дітей за місцем первинного обліку дитини повинна скласти електронну обліково-статистичну картку дитини і в закладці «Облік з усиновлення» внести номер та дату взяття дитини на місцевий облік (з отриманої анкети). При цьому в графі «Примітки» робиться пояснення про те, що анкета складена іншою службою у справах дітей. Наприклад, «Анкета складена службою у справах дітей Васильківської райдержадміністрації Київської області.».
Якщо місце первинного і місцевого обліків дитини у різних областях, анкету дитини в двох примірниках (з місцевого і регіонального рівнів) необхідно передати в ту область, де дитина перебуває на первинному обліку (за місцем походження дитини). Передача анкети здійснюється виключно через служби у справах дітей обласного рівня після узгодження між ними цього питання. Анкету доцільно передавати в наступному порядку.

Наприклад, дитина перебуває на первинному обліку (місце походження) в службі у справах дітей Прилуцької райдержадміністрації Чернігівської області. Анкета дитини складена службою у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області.
Служба у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області направляє анкету разом з документами, що до неї додаються, до служби у справах дітей Одеської облдержадміністрації для подальшої пересилки в Чернігівську область.
В Книзі обліку дітей, які можуть бути усиновлені, служби у справах дітей Біляївської райдержадміністрації в графі «Примітки» робиться запис «Запис анульовано. Анкета передана до служби у справах дітей Прилуцької райдержадміністрації Чернігівської області за місцем первинного обліку дитини. Лист № 45 від 01.12.2009 р.».
Служба у справах дітей Одеської облдержадміністрації направляє два приміники анкети з документами до них до служби у справах дітей Чернігівської облдержадміністрації.
В Книзі обліку дітей, які можуть бути усиновлені, служби у справах дітей Одеської облдержадміністрації в графі «Примітки» робиться запис «Запис анульовано. Анкета передана до служби у справах дітей Чернігівської облдержадміністрації. Місце первинного обліку дитини Прилуцька райдержадміністрація Чернігівської області. Лист № 90 від 10.12.2009 р.».
Служба у справах дітей Чернігівської облдержадміністрації один примірник отриманої анкети направляє до служби у справах дітей Прилуцької райдержадміністрації для взяття на місцевий облік, другий – залишає в обласній службі у справах дітей та бере дитину на регіональний облік.
Відомості про дитину вносяться в Книги місцевого і регіонального обліку дітей, які можуть бути усиновлені. Номер анкети і дата взяття дитини на місцевий або регіональний облік не змінюються, тобто виписуються із анкети (порядковий номер в книзі не буде співпадати з номером анкети). В Книзі місцевого обліку дітей, які можуть бути усиновлені в графі «Примітки» робиться запис «Анкета передана зі служби у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області. Лист № 23 від 24.11.2009 року.», а в Книзі регіонального обліку дітей, які можуть бути усиновлені, - «Анкета передана зі служби у справах дітей Одеської облдержадміністрації. Лист № 53 від 20.12.2009 року.».
Відомості про перебування дитини на місцевому і регіональному обліку вносяться до електронної обліково-статистичної картки дитини в ЄІАС «Діти». При цьому в графі «Примітки» робиться пояснення про те, що анкета складена іншою службою у справах дітей. Наприклад, «Анкета складена службою у справах дітей Біляївської райдержадміністрації Одеської області.».
Про передачу анкети з однієї області в іншу повідомляється Державний департамент з усиновлення та захисту прав дитини.
Якщо дитина не перебуває на первинному обліку в жодній службі у справах дітей і анкета складена не за місцем походження дитини, а за місцем розташування дитячого закладу, необхідно за документами дитини визначити місце походження дитини.

Служба у справах дітей за місцем походження дитини повинна взяти дитину на первинний облік, створити електронну обліково-статистичну картку в ЄІС «Діти», до якої вносяться відомості про перебування дитини на місцевому і регіональному обліках з усиновлення.
Передачу анкет або обмін ними, у разі необхідності, рекомендуємо здійснювати в порядку передбаченому пунктами 1, 2 цього листа.
Якщо анкета складена не за місцем походження дитини, дитина не перебуває на первинному обліку в жодній службі у справах дітей і визначити місце походження дитини не можливо - дитину бере на первинний облік служба у справах дітей за місцем складання анкети.

Відомості про дитину вносяться до Книги первинного обліку дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, Книг місцевого та регіонального обліків дітей, які можуть бути усиновлені.
На дитину створюється електронна обліково-статистична картка в ЄІАС «Діти», до якої вносяться відомості про перебування дитини на місцевому і регіональному обліках з усиновлення.
Якщо виявлена дитина, яка перебуває на регіональному або централізованому обліку, але у службі у справах дітей місцевого або регіонального рівня відсутня анкета дитини (не передана з управляння освіти) необхідно скласти акт у довільній формі про виявлення факту відсутності анкети, який підписується не менш ніж трьома працівниками служби у справах дітей. Необхідно також запросити копію анкети з регіонального обліку, у разі відсутності анкети на регіональному рівні – з централізованого обліку.

У разі необхідності відомості про дитину вносяться до Книги місцевого (регіонального) обліку дітей, які можуть бути усиновлені. В графі «Примітки» робиться відповідне пояснення. Наприклад, «Акт № 1 від 01.12.2009 р. про виявлення факту відсутності анкети. Копія анкети отримана від служби у справах дітей Полтавської облдержадміністрації.».

Директор Л. С. Волинець