Головна Новини
Загальна інформація
Організаційна структура
Нормативна база
Методична підтримка служб у справах дітей
Мережа служб у справах дітей
Прес-центр
Статистика і аналітика
Tендерний комітет
Вакансії
Звернутись до нас
Соціальне опитування
Чи взяли б Ви у сім’ю дитину-сироту?
Регламент Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини
І. Загальні положення
- Регламент Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини (далі – Регламент) встановлює порядок організації діяльності Державного департаменту з усиновлення та захисту прав дитини (далі – Департамент), пов'язаної зі здійсненням його повноважень.
- Департамент є урядовим органом державного управління, який діє у складі Мінсім’ямолодьспорту та йому підпорядковується.
- Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами та розпорядженнями Міністра, директора Департаменту, положеннями про Міністерство, Департаменту.
- Департамент в межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства видає накази, організовує та контролює їх виконання, а в разі потреби готує разом з іншими органами виконавчої влади спільні акти.
- Департамент взаємодіє у процесі виконання покладених на нього завдань з центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами інших держав.
- Департамент бере участь у проведенні через засоби масової інформації інформаційно-роз’яснювальної роботи із захисту прав, свобод та інтересів дітей, оприлюднює інформаційно-довідкові матеріали із зазначених питань на веб-сайті Департаменту, публікацій у засобах масової інформації, трансляцій по радіо і телебаченню репортажів, інтерв'ю, виступів керівних працівників Департаменту.
Інформація про Департамент надається громадянам, представникам засобів масової інформації відповідно до закону.
ІІ. Організація роботи Департаменту
Планування роботи
- Планування роботи Департаменту здійснюється на основі пропозицій заступників директора, керівників структурних підрозділів шляхом формування та затвердження плану на рік та квартал, плану основних заходів Міністерства, в яких пропонується участь керівництва Кабінету Міністрів України, на місяць та на квартал, плану роботи колегії Міністерства на рік, щомісячних планів роботи структурних підрозділів згідно зі встановленою формою (додатки 1, 2, 3, 4). Плани повинні передбачати заходи щодо виконання законів України, актів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України щодо реалізації державної політики з питань захисту дітей, встановлення опіки, піклування та їх усиновлення, застосування інших передбачених законодавством форм влаштування дітей.
- Пропозиції структурних підрозділів Департаменту до щотижневих планів роботи подаються до 10 години щоп’ятниці відділу організаційної та кадрової роботи відповідно до встановленої форми у паперовому вигляді та на магнітних носіях за погодженням із заступником директора відповідно до розподілу обов'язків, що передбачають участь у заходах Президента України, Прем’єр-міністра України, віце-прем’єр-міністрів України, Голови Верховної Ради України, заступників Голови Верховної Ради України, голів комітетів Верховної Ради України формуються та для подальшого направлення до департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій Міністерства, який до 15 години щоп’ятниці подає щотижневий план роботи Міністерства в установленому порядку на затвердження Міністру (додаток 5).
- Пропозиції структурних підрозділів Департаменту до Плану основних заходів на місяць подаються відділу організаційної та кадрової роботи до 20 числа щомісячно відповідно до встановленої форми у паперовому вигляді та на магнітних носіях для подальшого направлення до департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій Міністерства, який у встановленому порядку надсилає його до Секретаріату Президента України.
Щомісячні плани роботи за тиждень до початку наступного місяця подаються на затвердження директору Департаменту. - Пропозиції Департаменту до Плану заходів Міністерства на місяць та на квартал, в яких пропонується участь керівництва Кабінету Міністрів України подається до 14 числа щомісячно та щоквартально відповідно до встановленої форми у паперовому вигляді та на магнітних носіях відділу організаційної та кадрової роботи для подальшого направлення до департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій, який у встановленому порядку надсилає його до Кабінету Міністрів України.
- Департамент, за погодженням із заступником Міністра відповідно до розподілу обов’язків, подає пропозиції щодо планів роботи до департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій за встановленою формою у паперовому вигляді та на магнітних носіях у терміни (додаток 9):
- за місяць до наступного року – до планів роботи Міністерства та його колегій на наступний рік;
- за 10 днів до наступного кварталу – до плану роботи Міністерства на квартал.
- Щорічні плани затверджуються директором Департаменту за погодженням заступника Міністра відповідно до розподілу обов’язків.
- Оригінали річних планів роботи Департаменту та звіти щодо їх виконання зберігаються у відділі організаційної та кадрової роботи (каб.310).
- Звітність щодо виконання заходів, визначених у планах роботи Департаменту, здійснюється структурним підрозділом, на який покладена відповідальність за їх реалізацію. Змістовна частина звіту повинна розкривати хід реалізації та кінцевий результат, а у разі невиконання або невиконання заходу у встановлені терміни - аргументоване пояснення причин зазначеного (додаток 6).
- Департамент подає звіт до департаменту організаційної роботи, планування та комунікацій Міністерства за встановленою формою у паперовому вигляді та на магнітних носіях у терміни:
- про виконання щоквартального плану роботи – в останній день місяця, що передує наступному кварталу;
- про виконання річного плану – до 15 січня року, що наступає за звітним".
- Проекти планів, наказів, інших документів, на які у визначені терміни структурними підрозділами не внесено пропозицій або не завізовано, вважаються узгодженими.
- Взаємодія Директора та його заступників із засобами масової інформації здійснюється на основі місячних планів, що формуються за тиждень до наступного місяця (додаток 7).
- Особисті плани роботи працівників структурних підрозділів на основі щомісячних планів роботи Департаменту та затверджуються керівником відповідного підрозділу, який здійснює контроль за їх виконання.
Необхідність складання особистих планів роботи працівників структурних підрозділів Департаменту визначається керівництвом Департаменту. - Повноваження директора Департаменту визначаються постановою Кабінету Міністрів України та Положенням про Департамент.
- Розподіл обов'язків між заступниками директора здійснює директор Департаменту відповідно до законодавства.
Розподіл обов'язків, структура, штатний розпис і кошторис затверджуються наказом Департаменту. - Положення про структурний підрозділ розробляється керівником відповідного підрозділу, погоджується із заступником директора Департаменту (відповідно до розподілу обов'язків) і затверджується Директором.
- Обов'язки керівника структурного підрозділу визначаються положенням про структурний підрозділ. Обов'язки інших працівників структурних підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються заступником директора Департаменту (відповідно до розподілу обов'язків).
- У Департаменті, з урахуванням специфіки його діяльності, може утворюватися колегія у складі директора Департаменту, його заступників і керівників структурних підрозділів та інші особи.
- Зазначені органи утворюються з метою сприяння Департаменту в забезпеченні ефективної реалізації визначених функцій та повноважень, координації дій, віднесених до сфери діяльності Департаменту, структурних підрозділів у справах дітей місцевих органів виконавчої влади, розроблення проектів актів законодавства, концепцій, програм тощо, а також для вирішення оперативних питань щодо реалізації державної політики в сфері управління.
- До складу органів дорадчого та координаційного характеру Департаменту, залежно від покладених на них завдань, можуть включатися представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, представники підприємств, установ та організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.
Рішення цих органів оформлюються протоколами. - Щопонеділка проводяться службові наради з метою координації діяльності та оперативного визначення і встановлення відповідальності структурних підрозділів за реалізацію завдань.
Ведення та зберігання протоколу службових нарад здійснює спеціаліст відділу організаційної та кадрової роботи (представник відповідного підрозділу Департаменту).
Рішення про скликання нарад приймає директор Департаменту, а у разі його відсутності за його дорученням, проведення папа ратних нарад покладається на першого заступника. - Рішення, прийняті за підсумками апаратних нарад, оформляються та доводяться до відома виконавців у формі доручень, працівником відділу організаційної та кадрової роботи до 12 години у день, наступний після проведення апаратної наради.
- Контроль за виконанням окремих доручень Директора за підсумками апаратних нарад покладається на працівника відділу організаційної та кадрової роботи, який систематично інформує Директора про стан виконання прийнятих рішень.
- Матеріали для розміщення на веб-сайті Департаменту готуються відділом міжнародного співробітництва та співпраці з неурядовими організаціями, узгоджуються із заступником директора, відповідно до розподілу обов’язків.
- Інформаційні матеріали, в яких висвітлюється участь та діяльність директора Департаменту погоджуються особисто директором.
- У змістовній частині інформаційного матеріалу розкриваються мета, завдання, проблематика, шляхи вирішення та їх соціально-економічні наслідки, визначаються підприємства, установи та організації, особи, що мають відношення до тематики матеріалу тощо.
По тексту інформаційного матеріалу не допускається скорочення назв або написання абревіатури. У разі необхідності до матеріалів додаються фотографії, таблиці, діаграми, графіки тощо. - Інформація, що підготовлена для розміщення на веб-сайті, в установленому порядку подається державною мовою у паперовому вигляді та на магнітних носіях.
- Підготовка та розміщення інформаційних матеріалів на веб-сайті здійснюється напередодні проведення заходу та протягом 3-х годин після його завершення.
Оновлення інформації здійснюється за необхідністю. - Відповідальність за якість наданої для розміщення на веб-сайті інформації покладається на керівника структурного підрозділу, яким ця інформація підготовлена.
Визначення повноважень директора Департаменту, заступників та інших працівників
Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи
Проведення службових та апаратних нарад
Порядок підготовки та розміщення інформаційних матеріалів для наповнення веб-сайту
ІІІ. НОРМОТВОРЧА ДІЯЛЬНІСТЬ
- Нормотворча діяльність Департаменту проводиться на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, програми діяльності Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства, а також з ініціативи Департаменту. Нормотворча діяльність проводиться відповідно до основних напрямів його роботи.
- За пропозиціями структурних підрозділів Департаменту, щороку, до 1 жовтня, формується орієнтовний план законопроектної роботи на наступний рік.
Пропозиції від структурних підрозділів щодо проекту плану законопроектної роботи Департаменту повинні містити:
а) орієнтовну назву законопроекту;
б) проблему, яка потребує законодавчого врегулювання;
в) перелік центральних органів виконавчої влади, установ та організацій, які пропонується залучити до розроблення законопроекту;
г) підставу для розроблення законопроекту;
д) строк внесення законопроекту на розгляд Кабінетові Міністрів. - Відділ нормативно-правового забезпечення щотижня у встановлений термін подає Міністерству звіти про стан законопроектної діяльності.
- Розроблення проектів нормативно-правових актів здійснюється згідно з вимогами Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 № 950, Правилами підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 06.09.2005 № 870.
- Для розроблення проекту нормативно-правового акта може утворюватись робоча група наказом Департаменту.
- Проект нормативно-правового акта перед поданням на розгляд керівнику Департаменту узгоджується з усіма зацікавленими структурними підрозділами, відділом нормативно-правового забезпечення та заступником директора (відповідно до розподілу обов'язків).
- Нормативно-правові акти, що стосується прав, свобод та законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку державній реєстрації в Мін'юсті.
ІV. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
Порядок організації діловодства
- Діловодство у Департаменті здійснюється відповідно до Інструкції з організації і ведення діловодства, затвердженої наказом та розробленої відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої владі, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153.
- Відповідальність за організацію діловодства в Департаменті покладається на відділ організаційної та кадрової роботи, а в відділах – на відповідальних за ведення діловодства.
- Керівники структурних підрозділів призначають відповідального за ведення діловодства із числа працівників.
- У випадку, коли працівник йде у відпустку, виїздить у тривале відрядження, звільняється, він передає отримані для опрацювання службові документи керівнику структурного підрозділу або за визначенням начальника структурного підрозділу одному із працівників.
- Документи, що надходять до Департаменту, передаються з одного структурного підрозділу в інший виключно через відділ організаційної та кадрової роботи.
- З метою створення оперативного і дієвого документообігу, ефективного контролю за станом виконання документів у Департаменті діє автоматизована система документообігу АСКОД.
- Діловодство в Департаменті ведеться українською мовою.
- До основних видів роботи з документами належать:
- реєстрація вхідної кореспонденції;
- робота з документами у структурних підрозділах;
- підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;
- організація виконання рішень Кабінету Міністрів України;
- підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства;
- оформлення копій та додатків до документів;
- реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;
- організація та здійснення контролю за виконанням документів;
- складення номенклатури та формування справ;
- підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;
- ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів центрального органу виконавчої влади.
- Системи електронного документообігу та обробки інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів і Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
- Резолюція є дорученням керівництва Департаменту у формі напису на документі або на спеціальному бланку.
Заступники директора Департаменту (крім першого заступника) мають право давати доручення лише тим структурним підрозділам, роботу яких спрямовують, координують та контролюють, відповідно до розподілу обов'язків. У разі необхідності опрацювання документів працівниками інших структурних підрозділів, питання щодо їх залучення, погоджуються з відповідним заступником директора Департаменту. - У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право координувати роботу інших виконавців в ході опрацювання документа.
- У разі визначення у резолюції директора кількох заступників, головним виконавцем документа визначається особа, зазначена у дорученні першою, яка визначає керівника відповідного структурного підрозділу Департаменту для забезпечення реалізації доручення та контролю за його виконанням.
Інші заступники, визначені в резолюції директора, також визначають керівника структурного підрозділу Департаменту для спільного опрацювання документа з особою, яка забезпечує координацію і контроль за реалізацією доручення. - При формуванні проектів наказів, планів, інших документів працівники Департаменту, визначені у резолюції виконавцями, протягом двох днів з моменту отримання документу подають особі, визначеній головним виконавцем, проекти зазначених рішень, якщо інший термін не визначений дорученням.
- Інформація та пропозиції до проектів документів, що готуються відповідно до наказу, доручення директора, подаються до головного виконавця завізованими керівником структурного підрозділу, погодженими з відповідним заступником директора на папері та магнітних носіях.
- У разі неподання у визначені терміни або несвоєчасного подання проектів документів, пропозицій, інформацій тощо вони вважаються погодженими та не підлягають візуванню структурним підрозділом, який в ньому зазначений, про що головний виконавець інформує директора або відповідного заступника.
Порядок опрацювання резолюції
V. РОЗГЛЯД ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
Розгляд звернень і запитів народних депутатів України, звернень та рекомендацій Верховної Ради України
- Депутатські запити і звернення розглядаються в порядку, визначеному Законом України «Про статус народного депутата України».
- Депутатський запит чи депутатське звернення, що надійшли до Департаменту, реєструються у встановленому порядку у відділі організаційної та кадрової роботи, у той же день подаються директору на розгляд для визначення шляхів і відповідального за їх реалізацію та підготовку відповіді.
- Структурний підрозділ, визначений головним виконавцем, розглядає депутатський запит або депутатське звернення та за погодженням із заступником директора, відповідно до розподілу обов'язків, подає відповідь на підпис директору.
- Відповіді на депутатські звернення, адресовані директору, першому заступнику, заступникам надаються зазначеними посадовими особами.
- Письмова відповідь на депутатське звернення надається народному депутату України, який його надіслав, не пізніше ніж у 10-денний строк після надходження до Департаменту.
- Якщо депутатський запит чи депутатське звернення з об’єктивних причин не може бути розглянуто у визначений строк, народному депутату України надсилається повідомлення з аргументованим викладенням причин продовження строку виконання.
Строк розгляду депутатського запиту чи депутатського звернення з урахуванням продовження строку виконання не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання. - Депутатський запит від групи народних депутатів України розглядається у порядку, передбаченому для розгляду запиту народного депутата України.
- Відповідь на звернення тимчасових комісій, утворених Верховною Радою України, подається у місячний строк, якщо інший строк не встановлено у самому зверненні.
- Рекомендації комітетів Верховної Ради України опрацьовуються структурними підрозділами Департаменту у визначені терміни або встановлені Кабінетом Міністрів України строки.
- Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" та інших актів законодавства.
- Відповідальність за стан роботи з письмовими зверненнями громадян та організацію особистого прийому громадян покладається на першого заступника директора Департаменту, заступників, відповідно до розподілу обов’язків, начальників структурних підрозділів.
- Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) та скаргами громадян в Департаменті ведеться окремо від інших видів діловодства.
- Всі листи громадян, що надійшли поштою та з особистого прийому, передаються до відділу організаційної та кадрової роботи для реєстрації у день надходження.
- Повторним вважається звернення, що надійшло від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо з дня надходження першого звернення вийшов установлений законодавством термін розгляду або заявник не згоден із попереднім рішенням, викладеним у відповіді.
- У зверненні мають бути зазначені прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги.
Письмове звернення повинне бути підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.
Звернення оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями. - Зареєстровані звернення (листи) передаються під розпис відповідальній особі структурного підрозділу, яка займається вирішенням питань, викладених у зверненні.
- У разі, коли доручення надане кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлене інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
- Передача звернень з одного структурного підрозділу до іншого проводиться за погодженням з Директором, його заступниками, з обов’язковою подальшою відміткою у відділі організаційної та кадрової роботи.
- У випадку, коли у листі викладені питання, які не належать до компетенції Департаменту, лист за підписом Директора, заступників надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявника.
Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються. - Листи громадян вважаються вирішеними, якщо розглянуто та надано вичерпну інформацію відповідно до чинного законодавства.
Якщо питання не може бути вирішеним позитивно, то необхідно вказати причину з посилання на чинне законодавство.
У відповіді на звернення, в якому порушується питання про усунення порушень чи недоліків, зазначається про підтвердження або не підтвердження наведених фактів та заходи, вжиті для усунення виявлених порушень або недоліків. - Підписані листи передаються для реєстрації до відділу організаційної та кадрової роботи, знімаються з контролю, після чого відправляють заявнику. На лицьовій стороні оригіналу вказуються прізвище і номер телефону виконавця.
Письмові звернення з відміткою про виконання та копіями відповідей додаються до справи. - У разі звільнення, виходу у відпустку, виїзду працівника у відрядження він зобов’язаний передати за розпорядженням керівника структурного підрозділу всі листи, що знаходяться у нього в стадії розгляду, іншому працівнику через працівника, який веде діловодство.
- Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник структурного підрозділу за погодженням з директором, першим заступником чи заступниками директора встановлює необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
При цьому, загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів з моменту його одержання та з урахуванням попередньої відповіді.
На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого. - Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
Звернення, оформлене без дотримання вимог Закону України «Про звернення громадян», повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження. - Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не відносяться до компетенції Департаменту, воно в термін не більше п’яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянина, який подав звернення.
- Керівники Департаменту зобов’язані проводити особистий прийом громадян.
Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години. Графіки прийому доводяться до відома громадян. - Прийом відвідувачів з особистих питань здійснюється заступниками директора Департаменту, за попередньою домовленістю та протягом робочого дня, а також:
- кожного четверга – директором Департаменту;
- вівторок, середа – заступником директора, начальником управління з питань усиновлення.
Розгляд усних звернень громадян здійснюється в порядку розгляду письмових звернень. - Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.
- Керівник розглядає та вирішує питання, які порушуються на особистому прийомі, та письмові звернення громадян відповідно до чинного законодавства. У разі необхідності керівник, що веде прийом громадян, залучає відповідальних працівників, звертається до інших установ, закладів, якщо питання потребує їх консультації чи втручання, надає допомогу громадянам в отриманні документів, необхідних для вирішення питання та за домовленістю направляє громадян на прийом в установи, до компетенції яких відноситься вирішення порушених заявником питань.
- Керівник структурного підрозділу контролює виконання рішення, що прийняте на особистому прийомі. Остаточне вирішення повинно бути відображено в контрольно-реєстраційній картці.
- Структурний підрозділ після виконання доручення своєчасно і вірно вносить інформацію про прийняте рішення у картку і повертає її до відділу організаційної та кадрової роботи.
- Контроль за своєчасним розглядом вхідних документів та звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов’язані забезпечити своєчасний, правильний та повний їх розгляд.
- Листи, що контролюються організаціями вищого рівня, виконуються в терміни, встановлені контролюючим органом. Якщо за п'ять днів до завершення встановленого терміну завдання не може бути виконаним, керівник відповідного структурного підрозділу зобов'язаний внести на розгляд керівництву Департаменту ґрунтовні пропозиції щодо можливих шляхів вирішення питання, викладеного в документі, який підлягає контролю.
Відповіді на листи контролюючому органу повинні бути повними, з посиланням на чинне законодавство. При необхідності повідомляється, які раніше приймалися рішення за його зверненнями чи проводилась перевірка фактів на місці та інше. - Про звернення, які не розглянуті в установлений термін, доповідається керівництву. Керівник структурного підрозділу зобов’язаний підготувати пропозиції за підписом директора, першого заступника чи заступників до контролюючого органу з проханням продовжити термін виконання з конкретними строками продовження і поясненням причин, через які неможливо розглянути доручення та з поясненням, в якому стані знаходиться розгляд не менше ніж за 5 днів до закінчення встановленого строку. Про затримку відповіді повідомляється заявнику з поясненням причин затримки.
- Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, зазначених у заявах, скаргах або урахування наданих пропозицій. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які приймали рішення про контроль.
Дані про наслідки виконання взятих на контроль звернень громадян періодично узагальнюються відділом організаційної та кадрової роботи. - Керівники структурних підрозділів чи за їх дорученням інші посадові особи зобов’язані систематично аналізувати і узагальнювати матеріали розгляду звернень громадян, враховувати в подальшій роботі зауваження, викладені у зверненні з метою своєчасного виявлення та усунення причин, через які відбуваються порушення прав та гарантій, встановлених чинним законодавством.
- Матеріали для узагальнення та аналізу готують посадові особи, які ведуть діловодство в структурному підрозділі.
- Статистичні дані та аналітичні довідки готуються за напрямами роботи, а також за таким переліком питань:
- загальна кількість письмових та усних звернень громадян (окремо), а також повторних;
- характер звернень;
- категорія заявників;
- прийняті заходи по розгляду звернень (задоволено, відмовлено, роз’яснено, направлено за належністю, направлено на розгляд у підвідомчі установи та інше);
- кількість розглянутих звернень з виїздом на місце, які прийняті рішення;
- термін розгляду звернень громадян та доручень розгляду звернень НП на особистому прийомі (до 5 днів, до 15 днів, до 1 місяця, більше місяця, в тому числі з дозволу керівництва).
- При проведенні аналізу письмових і усних звернень, у порівнянні з відповідним періодом минулого року, основна увага звертається: на повторні звернення, що надходять з вищестоящих організацій, редакцій газет, журналів; колективні звернення; на випадки несвоєчасного розгляду звернень; збільшення кількості звернень за окремими питаннями із окремих адміністративних пунктів.
- За результатами аналізу письмових і усних звернень розробляються заходи, спрямовані на поліпшення соціального обслуговування населення, усунення виявлених недоліків та недопущення в подальшому причин, що можуть спричинити збільшення кількості звернень громадян, особистих звернення до вищестоящих організацій.
- Статистичний аналіз структурними підрозділами передається для узагальнення відділу організаційної та кадрової роботи.
Прийом, реєстрація, облік та зберігання письмових звернень громадян
Розгляд письмових звернень громадян
Термін розгляду звернень громадян
Особистий прийом громадян
Контроль за виконанням вхідних документів та звернень громадян
Аналіз письмових і усних звернень громадян
VI. ПИТАННЯ ВНУТРІШНЬОГО РОЗПОРЯДКУ
- Правила внутрішнього розпорядку (далі Правила) регулюють трудові відносини між керівництвом і працівниками Департаменту, сприяють виконанню основних завдань і функцій Департаменту, підвищенню ефективності та якості роботи, зміцненню трудової і виконавської дисципліни, раціональному використанню робочого часу. Відповідно до статті 142 КЗпП України Правила затверджені трудовим колективом Департаменту та за поданням керівництва та профспілкового комітету (протокол від 10.08.2006 № 2).
- Організація кадрової роботи у Департаменті здійснюється згідно з окремим планом.
- Прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється за результатами рішення конкурсної комісії або у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.
При прийнятті на роботу до Департаменту працівник зобов’язаний:- представити трудову книжку, оформлену в установленому порядку, копію диплому про набуття освіти та професійної підготовки, а у випадку, коли особа вступає на роботу вперше, - довідку про останнє заняття;
- військовозобов’язані пред’являють військовий квиток;
- подати декларацію про доходи та зобов’язання фінансового характеру, в тому числі і за кордоном, щодо себе і членів своєї сім’ї;
- пред’явити паспорт.
- Прийняття на роботу та звільнення оформляється наказом директора Департаменту, з яким ознайомлюють працівника.
У наказі має бути вказано назву посади згідно зі штатним розписом Департаменту, умови оплати праці та дату, з якої працівник повинен приступити до виконання службових обов’язків. - Призначеному на посаду державного службовця працівникові присвоюється ранг у межах відповідної категорії посад з урахуванням рівня професійної кваліфікації, досвіду роботи.
- Працівники, які вперше зараховані на посади державних службовців, приймають Присягу відповідно до статті 17 Закону України «Про державну службу».
- При укладанні трудового договору для державних службовців може бути встановлено випробування терміном до шести місяців.
Не можуть бути призначеними на посаду державного службовця особи, які:- визнані в установленому порядку недієздатними;
- мають судимість, що не є сумісною із займанням посади;
- в разі прийняття на службу стають безпосередньо підлеглими особам, які є близькими родичами чи свояками;
- в інших випадках, встановлених чинним законодавством.
Просування по службі державного службовця здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу». - При прийнятті працівника на роботу або переведенні його в установленому порядку на іншу роботу в Департаменті начальник відповідного управління, відділу чи іншого структурного підрозділу зобов’язаний:
- ознайомити працівника з дорученою ділянкою роботи і посадовими обов’язками, правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами оплати праці, роз’яснити його права і обов’язки;
- ознайомити працівника з Регламентом Департаменту, положеннями про Департамент та структурний підрозділ, у якому він працюватиме;
- провести інструктаж з правил охорони праці, техніки безпеки та протипожежної безпеки.
- Працівники мають право розірвати трудовий договір, попередивши про це керівництво Департаменту письмово за два тижні. При розірванні договору з поважних причин, передбачених чинним законодавством, керівництво Департаменту розриває договір у строк, про який просить працівник.
При звільненні працівник оформляє обхідний лист встановленого зразка, який разом з посвідченням здає до відділу організаційної та кадрової роботи.
Департамент у день звільнення видає працівникові трудову книжку і проводить з ним відповідні розрахунки. - Працівники Департаменту зобов’язані:
- своєчасно і точно виконувати розпорядження керівництва Департаменту та керівників структурних підрозділів, а також функції, які визначені посадовими інструкціями;
- постійно вдосконалювати організацію своєї праці, підвищувати свій професійний рівень і ділову кваліфікацію;
- дотримуватись вимог охорони праці, техніки безпеки та протипожежної безпеки;
- утримувати своє робоче своє робоче місце в чистоту і порядку;
- ефективно використовувати обчислювальну та іншу оргтехніку, дбайливо ставитись до майна, економити і раціонально витрачати матеріали, електроенергію та інші матеріальні ресурси;
- сприяти створенню нормального психологічного мікроклімату в колективі.
- Працівники Департаменту мають право на:
- отримання заробітної плати залежно від посади, рангу, стажу державної служби;
- просування по службі відповідно до чинного законодавства з урахуванням кваліфікації та здібностей, сумлінного виконання своїх службових обов’язків;
- забезпечення належних та безпечних умов праці;
- соціальний та правовий захист відповідно до чинного законодавства;
- захист своїх законних прав та інтересів у вищестоячих державних органах та судовому порядку.
- Керівництво Департаменту зобов’язане:
- організувати трудову діяльність працівників, закріпити за кожним робоче місце, створити для них належні та безпечні умови праці;
- забезпечувати працівників комп’ютерною та іншою оргтехнікою, необхідними для роботи матеріалами і приладдям;
- створювати умови для мотивації працівників у поліпшенні їхньої праці;
- видавати заробітну працю в установлені чинним законодавством строки;
- постійно здійснювати організаційну та виховну роботу, спрямовану на зміцнення трудової і виконавської дисципліни;
- неухильно дотримуватися законодавства про працю і правил охорони праці, вжити заходи до своєчасного усунення причин і умов, що перешкоджають нормальній роботі працівників;
- забезпечувати умови для ефективності і високо продуктивної праці, систематичного підвищення кваліфікації працівників;
- уважно ставитися до потреб і запитів працівників, надавати їм в установленому порядку матеріальну допомогу.
- Тривалість робочого часу для працівників Міністерства встановлена 40 годин на тиждень, з двома вихідними днями: субота і неділя. Початок і закінчення роботи, перерва для відпочинку встановлюються таким чином:
- початок роботи о 9 годині
- закінчення о 18 годині
- перерва 45 хв. (з 13:00 до 13:45)
- Для виконання невідкладної, передбачуваної або непередбачуваної роботи працівники можуть залучатися, за дорученням керівництва Департаменту, до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які обов’язково компенсується відповідно до трудового законодавства.
- Начальники структурних підрозділів відбувають у відрядження з дозволу відповідних керівників вищого рівня.
Заступники Директора ставлять до відома Директора про мету та строки їх відрядження. - Забороняється в робочий час відволікати працівників від їх безпосередньої роботи для виконання ними громадських доручень, які не пов’язані з діяльністю Департаменту, скликати збори, засідання, наради з питань, що не відносяться до виробничої діяльності.
- Міжгородні телефонні розмови працівниками Департаменту здійснюються тільки з дозволу відповідного керівника, після чого працівник повинен зробити відповідний запис у спеціальному журналі.
- Працівникам Департаменту, які обіймають посади державних службовців, надається щорічна і додаткова відпустки відповідно до чинного законодавства.
Графік відпусток формується відділом організаційної та кадрової роботи за поданням структурних підрозділів та в установленому порядку надається на затвердження Директору щорічно до 1 січня. - У Департаменті формується кадровий резерв, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. Із зарахованими до кадрового резерву особами проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб, зарахованих до кадрового резерву, або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах. - З метою підвищення ефективності роботи державних службовців та відповідальності за доручену справу проводиться один раз на три роки атестація державних службовців, порядок проведення якої визначається Положенням про проведення атестації державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 р. N 1922.
У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань, затвердженого Головдержслужбою.
Результати атестації та щорічної оцінки беруться до уваги керівництвом під час проведення ротації кадрів на окремих посадах. - За зразкове виконання трудових обов’язків, сумлінне ставлення та інші досягнення в роботі до працівників Департаменту застосовуються такі види заохочення:
- відомчі заохочувальні відзнаки Міністерства;
- оголошення подяки;
- нагородження цінним подарунком;
- преміювання.
Заохочення затверджуються наказом Міністра, доводяться до відома всього колективу в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників згідно з правилами їх ведення. - За особливі трудові заслуги працівники можуть бути представлені до державних нагород, присвоєння почесних державних звань та нагородження відзнаками Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України.
- Стягнення застосовуються до працівників Департаменту згідно з чинним законодавством за порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання трудової дисципліни службових обов’язків, використання службових повноважень у корисних цілях.
- За порушення трудової дисципліни до працівника можуть бути застосовані такі дисциплінарні стягнення: догана: звільнення з роботи.
- До державних службовців, крім дисциплінарних стягнень, передбачених чинним законодавством про працю, застосовуються такі заходи дисциплінарного впливу: попередження про неповну службову відповідальність; затримка до одного року присвоєння чергового рангу або призначення на вищу посаду.
Cтягнення оголошується наказом Департаменту, про що ознайомлюють працівника. Якщо протягом року з дня встановлення дисциплінарного стягнення до працівника не застосовуються аналогічне дисциплінарне стягнення, то таке стягнення втрачає чинність.
Протягом строку дії дисциплінарного стягнення до працівника не застосовуються заходи заохочування. - Табелювання виходу на роботу працівників Департаменту ведуть керівники структурних підрозділів. Табель, підписаний керівником структурного підрозділу, до 15 і 25 числа поточного місяця передається до фінансово-економічного відділу для нарахування заробітної плати. Необхідні уточнення на кінець місяця вносяться до наступного табеля.
- Бланки листів з офіційною назвою Департаменту обліковуються у відділі організаційної та кадрової роботи, видаються представникам структурних підрозділів Департаменту, які визначені відповідальними за ведення діловодства, під розписку. Зіпсовані бланки повертаються до відділу організаційної та кадрової роботи.
- Питання забезпечення пропускного режиму Департаменту, дотримання правил протипожежної безпеки, охорони адміністративних будинків та інші визначаються спеціальними інструкціями, що затверджуються наказами Департаменту.
Управління персоналом та проходження державної служби
Основні обов’язки працівників Департаменту
Основні права працівників Департаменту
Основні обов’язки керівництва Департаменту
Робочий час і його використання
Заохочення за успіхи в роботі
Застосування стягнень
Інші питання внутрішнього розпорядку роботи Департаменту
VІІ. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ
- Відрядження працівників Департаменту здійснюються відповідно до плану роботи, а також за дорученнями керівництва.
- Накази про відрядження підписуються директором та його заступниками відповідно до розподілу обов’язків.
- З працівником, що відбуває у відрядження, проводиться інструктаж відповідним заступником директора або, за його дорученням, керівником структурного підрозділу з видачею письмового завдання.
- Бланки відряджень оформляються особою, яка відряджається, реєструються відділом організаційної та кадрової роботи, який веде облік відряджень працівників, на вимогу керівництва Департаменту готує відповідні довідки.
- Після повернення з відрядження працівник у триденний термін повинен подати до фінансово-економічного відділу звіт та звітувати письмовою довідкою директору Департаменту, заступнику директора або керівнику структурного підрозділу про результати виконання завдання під час відрядження.
VIІI.ВЗАЄМОДІЯ ДЕПАРТАМЕНТУ З ІНШИМИ ОРГАНАМИ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА ОРГАНАМИ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ
- Під час здійснення своїх повноважень Департамент взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.
- Департамент проводить консультації стосовно процедури підготовки проектів актів законодавства та інших документів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України.
- Здійснює методичне забезпечення діяльності місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування з питань соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування.
- Готує разом із заінтересованими центральними і місцевими органами виконавчої влади щорічну державну доповідь про становище дітей в Україні.
Додатки:
Додаток 2 — Пропозиції до плану основних заходів департаменту (МінСім’яМолодьСпорту)
Додаток 4 — Звіт про виконання заходів, визначених у планах роботи Міністерства
Додаток 6 — Звіт про виконання заходів, визначених у планах роботи Міністерства
Міністерство України у справах сім'ї, молоді та спорту